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はじめての契約書チェック。覚書や利用規約との違いから必ず押さえておきたい5つの注意点

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この記事でわかること

  • 契約書のチェックを初めて行う方に、契約書の種類や契約類型ごとの違い、実際のチェック時に気をつけるべきことや、チェック後の手配についてなど、契約書チェックのイロハがわかります。

契約書とは?

契約書とは、契約を締結する際に、その契約の内容を示すために作成される文書です。契約当事者名や契約条件、さらに契約当事者が作成したことを証明するために、契約締結日、署名(サイン)や押印、契約内容によっては取引金額に応じた収入印紙が貼付けられた書類、というものが一般的な形式です。

法律上、契約は当事者の合意(口頭を含む)があれば成立しますが、ビジネスシーンにおいては、合意内容を明確にしたり、当事者間の認識の齟齬をなくすためにも、紛争防止などの観点から契約書が作成されるのが一般的です。口頭での合意は、言った言わないの心象的な観点の課題もありますが、実務上はメール等で後追いできる確かな記録・証拠がない限り、その契約内容について合意したことの立証が難しく、実効性が薄い、と認識しておきましょう。

覚書や利用規約、申込書との違い

「契約書」と同じくらいビジネスシーンで登場するワードが、「覚書」や「利用規約」「申込書」です。正しく把握するためにそれぞれ確認しておきましょう。

覚書とは

契約書を作成する過程で、当事者間の交渉過程での合意事項や、すでに存在する契約書の補足や追加、変更をするために別途交わされる文書を指します。また、簡易な合意内容を残しておきたい場合にも「覚書」のタイトルが使われることが多いです。

契約書に対して補助的なニュアンスがありますが、どちらも当事者間の合意内容である以上、契約書も覚書も効力に差はなく、他の法的な書面と同等の効力を持ちます。「覚書」という用語自体に特別の意味があるわけではなく、「念書」「協定書」「請書」など違う名称でも同様に機能します。

業務上で覚書が登場するシーンとしては、個別に変更しにくい契約の一部を修正・追加したり、契約の前提となる条件が変わったときに、該当部分を変更するために覚書を作成し取り交わす、といった用途が一般的です。

利用規約とは

サービスを利用するにあたって、利用条件やルールを記載した文書です。

利用規約は「約款」と呼ばれることもあり、たいていはかなりのボリュームの文書です。ボリュームが多くても利用者が「同意ボタン」を押して承諾さえすれば記載された内容での契約が成立することが一般的です。そのため規約の内容をよく理解せず、時には利用者に不利益のある利用規約を承諾してしまうケースもあります。(ただし消費者契契約法により一方が極端に有利な契約は一定の範囲で制限される場合もあります)

呼び名によって形式的な違いはありますが、当事者間の合意であることはその他の契約と変わりはなく、効力には差がありません。とくに企業においては、代表者や機関決定された承認や決裁には相応の責任が生じますので、軽視してしまわないように注意しましょう。

申込書とは

サービスの利用などの意思を伝える(申し込む)ための書類です。

契約は、申込みの意思表示に対して相手方の承諾がされた段階で成立しますので、申込書の提出時点では契約が成立していないということになります。もし申込書を提出した後に撤回したくなった場合、相手が承諾をしていなければ、一定期間の経過などいくつかの条件のもとですが、申込の撤回が可能です。そのため、双方が合意して締結される契約書と違い、申込書だけでは契約は成立しません。

契約書チェック(リーガルチェック)とはどんな作業?

契約書チェック(リーガルチェック)とは、自社で作成もしくは締結先から受領した契約書が、法的に問題ないか、自社にとってリスクが存在しないか、リスクがあってもどこまで許容できるか、といったことをチェックする作業です。

狭義には法律面の妥当性チェックが中心ですが、法律面だけでなく、ビジネスゴールに対して適切な条件になっているか、自社にとって必要な条件が入っているか、といったビジネス観点でのチェックもします。そのためほとんどの場合、チェックだけでなく修正案や追加条文の提案もセットで行います。

一般的な契約書チェックの流れは次の通りです。

  • 最初のバージョンとして受け取った契約書に担当者が目を通し、ビジネス面、条件面をチェック。
    この時点での契約書は草案段階で「先方ドラフト」と呼ぶこともあります。
  • 社内法務部門で主にリスク面をチェック。
    契約書の種類によってはここまでチェックできたら担当者に完了連絡をする場合もあります。
  • 契約書の内容によっては顧問弁護士にチェック依頼。
    何度か取り扱った知見のある契約書はパターン化することによって法務部だけでチェックできますが、頻度が低かったり判断の難しい契約書の場合は弁護士によるチェックが必要、という社内ルールを設けている企業は多いかと思います。
    なお、法務部門のない会社では最初から直接、顧問弁護士にチェックを依頼する場合もあります。

初回のチェックが終わったら、修正や追記提案をした契約書を締結先に送り、どこまで合意できるかを交渉するフェーズになります。たいていの場合は、複数回のリーガルチェックを経てお互いが合意できる内容にブラッシュアップされます。

ビジネスで一般的な契約書の種類

ここまで、契約書に関する概要をまとめてきました。それでは、実際のビジネス現場ではどのような契約書が発生するのでしょうか?
ここからは比較的頻度の高い5種類の契約書をご紹介します。

秘密保持契約(NDA)

NDAは「Non-disclosure agreement」の略称で、日本語では「秘密保持契約」と呼ばれます。取引を行う際に必要となる営業上の秘密やデータ、顧客情報(※個人情報については、個人情報保護法に基づく本人の同意がある場合等、法令上の要件を満たす場合のみ開示するようにしましょう)といった秘密情報の取り扱いや双方の秘密保持義務、 開示された秘密情報の利用目的などについて定めた契約で、同様の契約書として「機密保持契約」「守秘義務契約」などがあります。

関連記事:
NDA(秘密保持契約)に潜むリスクと対処法9選~契約リスクの穴を埋める方法~
後悔する前に!中小企業・スタートアップならではのNDA(秘密保持契約)で押さえるべき3つのポイント

業務委託契約

成果物の納品や依頼されたタスクの処理を目的に、業務を請け負う条件・依頼内容・処理方法などを定めた契約です。
対応する業務の幅は広く、「開発契約」「コンサルティング契約」「コンテンツ制作」「Web制作契約」「警備委託契約」「運送契約」といった契約も、大別すると業務委託契約の一種になります。
また、成果物の納品を目的としない場合は、委任契約および準委任契約という形式があります。

関連記事:
創業間もない企業こそ押さえておきたい、業務委託契約の9つのチェックポイント
はじめての業務委託契約書の読み方・直し方~契約の2ルールと絶対に見落としてはいけない条文~

売買契約

名前のとおり、商品の売買において締結される契約書です。納入や受け渡しによる権利の移転、代金の支払い条件、不備があったときの瑕疵担保条件などが定められています。

完成した商品はもちろん、部品や原材料などを購入する際にも締結されます。販売がメインの企業では「取引契約」と呼ばれる場合もあります。

普段生活していてコンビニなどで買物する感覚からすると「モノ買うだけで契約が発生するの?」とも思ってしまいそうですが、商品の売買は実施される頻度も高く、ビジネスにおいては必須の契約書です。

関連記事:
頻度が高いからこそ注意したい、売買契約書の落とし穴とチェックポイント

販売代理店契約

ある商品やサービスの販売を希望している者(代理店)が、メーカーやサプライヤーを代理して営業活動を行い、先方との契約締結までを行うための条件などを定めた契約です。
契約の効果自体はメーカー・サプライヤーとエンドユーザー間で直接交わされるので、仕入れや在庫は発生せず、販売した数量や内容に応じた手数料を受領する形式が一般的です。

名前が似ている契約には「販売店契約」「広告代理店契約」などがあります。名前が似ているものの、どちらも契約内容は異なりますので締結する前に契約タイトルではなく中身をよく確認しておきましょう。

ライセンス契約

ライセンス契約とは、他社の保有する特許権や意匠権、商標権、著作権といった「知的財産権」を使用したり、自社の保有する知的財産権を他社に使用させるための条件などを定めた契約です。

ライセンス契約は、事業においてその根幹にかかる契約である点が特徴です。たとえば、技術開発がメインのバイオ企業などでは、ライセンス契約がビジネスモデルのほぼすべて、というケースもあります。他にも、飲食店でも屋号の扱いについてしばしば商標権の問題に発展する場合があります。締結の頻度が少ない業種もありますが、ビジネスへの影響範囲は実はかなり大きい契約です。

契約書チェック(リーガルチェック)で注意したい5つのポイント

これから契約書チェックをされる方向けに、どんな契約でも共通で気をつけたいポイントを5つ紹介します。

(1) ビジネスの目的を達成できる内容になっているか?

この契約を締結することで想定したビジネスゴールに到達できるか、必ず確認しておきましょう。合意に至る交渉の中で修正を繰り返していると、当初の想定とは違った内容になってしまう可能性もあります。

とくに先方の保証内容や義務となる点がポイントです。先方からみて、やってもやらなくても困らないことはたいてい行われません。ビジネスの目的において必要なことであれば、必ず実行される内容にしておく必要があります。最近ではSLA(サービス・レベル・アグリーメント)として、契約を通じて品質担保を図っている例も多く見られます。

(2) リスクとなり得る箇所を把握しておく

全面的に自社が有利となる内容で契約締結するのは難しいでしょう。
自社にとってリスクとなり得る箇所や、万が一の場合に自社が負担すべきリスクをしっかりと見積もっておきましょう。たとえば、目的物が契約に適合しない不備があったときでも、補正内容・方法や期間を明確に定めておくことで、何かあったときに自社の負担を見積もりやすくなるだけでなく、万が一裁判になった場合にも、自社の正当性を示す上で役に立ちます。

(3) 違法または公序良俗に反する箇所がないか

契約に関する法律には「契約自由の原則」という考え方があります。「契約の内容は契約当事者が自由に決めることができ、国や法律は干渉しない」というものです。

ただしすべてが自由というわけではなく、違法な内容はもちろん公序良俗に反する内容や強行規定に反する内容は無効になります。たとえば、自社の利益を追求するあまり、下請法や借地借家法、独占禁止法、消費者契約法などの法律に抵触していないか、という観点でも契約書のチェックが必要です。

(4) 契約書内の用語は明確に対象を特定しているか

読み手によって解釈が違ったり、抽象的な修飾をしていないかも注意しましょう。

  • 数字や定量的な表現を使う
  • 主語と目的語を設定する
  • 使われる用語を定義条項で定義し解釈の余地を無くす
  • よく使う言葉だからといって定義なしに短縮しない

たとえば「納品物を受領後直ちに検査」よりも「納品物を納入した日から起算して3日以内に検査」としたほうがより厳密な表現になります。

(5) 契約書ごとに必要な条項を備えているか

一般的な契約書では、種類によって必要な条項がある程度決まっています。たとえば以下があげられます。

  • 契約期間
  • 支払条件
  • 解除条件
  • 終了や更新の条件
  • 損害賠償
  • 秘密保持
  • 禁止行為
  • 準拠法と管轄裁判所の合意

もちろんこれらの条項だけで十分ではありませんが、契約書に最低限含まれているかは、チェックの初期段階で確認しておくことをおすすめします。

一定のチェックができたら、もう一度全体を通して読んでみて、相互の利益バランスがとれているかなども確認しましょう。締結先との関係性にもよりますが、ビジネスはお互いの信頼も重要ですので、自社の都合だけを主張して片方に不公平な内容になっていないかなどをふまえておくことも重要です。

契約内容に合意できたら忘れずにやること

契約書の作成と交渉を経て合意に至ります。ここまでくると安心して「やっと終わった〜」となりがちですが、気を抜いてはいけません。合意後も以下の点に気をつけておきましょう

契約書への押印(またはサイン)

以前は契約書といえば紙に印刷して製本し、押印するのが基本でしたが、最近は電子契約などの選択肢も増えてきています。先方とどんな形式で契約書を締結するか、確認しましょう。紙で締結する場合は、どちらかが2部(当事者の数の分)印刷し、製本し押印した2部を先方に送付し、相手方は先方の押印が入った1部を返却するという流れが一般的です。

電子契約の場合は、締結用のメールアドレスを教えてもらって電子契約システムから送付し、先方のサインを入れてもらう流れになります。この場合、締結用メールアドレスの保有者が本当に先方社内で契約締結権限をもっているか確認することも重要です。

締結した契約書の保管と管理

おろそかになりやすいのが、締結した契約書の保管とその後の管理です。

物理的な保管方法はともかく、終了や更新条件が定められている契約は、締結後はその条件にしたがって運用されます。知らない間に終了していた、ということがないように注意しましょう。電子契約サービスを使うことで締結した契約をデータで保存し、後から見直しやすくしておくこともおすすめです。

おわりに

これからはじめて契約書をチェックする方向けの基礎知識を本記事でご紹介しました。

実際には、契約書ごとにさらに細かい条項があったり、自社の状況をふまえた論点の設定など、ここでは書いていない重要なポイントもたくさん出てきます。これからさらに勉強したり、契約書ごとに深堀りするきっかけとなれば幸いです。

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