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AI-CON

担当部署ごとに発生する契約チェックを総務に集約開始。今後多様化が想定される契約業務の効率化、チェック基準の統一をAI-CONに期待しています。

投稿日:2019.05.27

株式会社東急ハンズ

総務部 総務グループ 佐藤 義実様(グループリーダー)/ 佐藤 正之様

総合専門小売業

株式会社東急ハンズ様は都市圏を中心に大型ホームセンターを運営されています。特に都内の方なら誰もが一度は利用されたことがあるくらい生活に浸透している企業です。

事業規模が大きく取扱商品の種類が多いだけに、仕入先や出店先の施設など、締結する契約は種類、量ともに多岐に渡ります。これらの契約チェックをAI-CONで行うことを決められた背景や、使ってみて感じられた印象について総務部総務グループの佐藤義実様、佐藤正之様からお話を伺いました。

出店に関する契約がメインですが、施設のポイント利用や決済手段など新しい契約も日々増えていました。

現在の契約書関連業務のご状況を教えてください。

出店にあたって施設と締結する契約がメインになります。建物の使用に関する賃貸借契約や販売に関する契約ですね。出店においても百貨店の場合は消化仕入れなど、施設ごとに出店契約が異なる場合もあります。

今はそれほど発生していませんが、今後は施設内での看板の掲出契約や出店先施設のポイント制度や決済手段などの利用契約なども想定しています。契約によって担当部署で見たり、総務も入って見ていますが、最近はまず総務でチェックすることが多くなってきています。

作業の効率化はもちろんですが、ノウハウや基準の確立をどうするか?という課題もありました。

AI-CON導入前の契約関連業務の状況や課題を教えてください。

やはり、契約書を読める人材が社内に少ないということですね。販売担当やバイヤーは今まで契約書を自分で締結する経験も少なく、まずは「チェックお願いします」と依頼されることが多いです。

とはいえ総務も契約書チェックだけをやっているわけではないので当然作業の時間が十分に取れないこともあります。私たちは管理部門が長いこともあり見るべきポイントはある程度わかっていますが、他に社内でできる部署や人がいませんでした。そのため、契約書チェック作業の効率化はもちろんですが、社内におけるノウハウやチェック基準を確立したいという課題もありました。

どんなきっかけでAI-CONを知ったのでしょうか?

実はグループ会社の企業内弁護士の先生からの紹介でした。もともとその方が弊社に来社されるタイミングで契約関連の相談が集中するようになってしまっていたので、それをどうやって改善しようかという課題感がきっかけだったのです。

まだ使い始めて間もないですが、まずは契約関連の相談を総務に集約できるようになりました。

AI-CONを使ってみての感想やメリットを教えてください。

第一印象では、AIが判定しているという感じがあまりしなかったですね。もう少し機械っぽさをイメージしていました。ただ、条文単位で長いものがあったりすると融通が利かないかな?という印象でした。

まだ使い始めて間もないので、各部署からの相談数が減った、などの効果を実感するところまで来ていませんが、契約関連の相談をまず総務で受けられる体制が作れたのはよかったですね。

AI-CONに対するご要望やご意見などはいかがでしょうか?

今後はチェックする契約の種類も増えますので、まずはAI-CONで対応できる契約の種類が増えることですね。※1

担当部署から依頼された契約チェックをこなすのはもちろんですが、最終的に担当部署が意思決定するために有用な情報をどれだけ提供できるか、などリスク判定だけでなく付随するコメント内容の強化などについても期待しています。※2

※1:AI-CON が対応している契約類型は増え続けています。詳しくはこちらをご覧ください。
※2:2019年5月27日当時。現在ではフィードバック画面がさらに更新され、コメントもアップデートされています。

契約書業務に課題をお持ちの方は、 お気軽にご相談ください。

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