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AI-CONの導入により、事業部からのリスクに対する感覚も大きく変わったと実感しています。

投稿日:2019.09.05

株式会社映像センター

管理企画室
取締役 室長 今 靖則様 / CSR課 課長 田中 春幸様 / 森様

映像・音響機器のレンタル・販売

株式会社映像センター様は、映像機器の販売やレンタル、イベントでの設置やオペレーションまで、映像関連のソリューションを幅広く提供されています。身近なところでは、展示会や発表会などで目にするスクリーンや音響設備などがあります。

大規模なイベントになると、機器だけでなく当日の人的なオペレーションまで提供しており、必然的に契約書がカバーする範囲も予想以上に大きいことがあるそうです。

今回は契約書関連業務を担当されている管理企画室の今様、田中様、森様にAI-CONの導入前後のご状況についてお話を伺いました。

請負や売買契約が中心。重要な契約や各支社で対応できない契約を本社で対応していました。

現在の契約書関連業務のご状況を教えてください。

契約書の種類としては請負と売買契約が中心です。特に請負は機材のレンタルだけでなく、設置する人員のオペレーションまで含む場合や、コンテンツ提供が加わるケースもあります。売買も通常の売買だけでなく、依頼内容によっては建築付帯設備契約となることがあります。これらは件数は少ないのですが、金額が大きかったり期間が長いので重要な契約です。ちなみに、先日リリースされた工事請負契約は、まだ使っていないのですが今後対象となる契約が出てきたら使ってみたいと思います。

全体の比率としては売買契約が2パターン、請負が2パターン、あとはNDA(秘密保持契約)とその他様々な契約の合計6パターンとなっています。発生件数だとNDAとその他が多いですね。

フローとしては、各支社(東京、大阪、名古屋)の総務に契約チェック依頼がきて、そこで対応できないものを本社の管理企画室で対応するという流れです。

特徴としては特に請負契約では、業務の性質上、新サービス発表などお披露目するタイミングが多いためNDAが多いというのが挙げられます。

契約チェック依頼には即対応していましたがどうしても発生頻度に波がありました。

AI-CON導入前の状況や課題を教えてください。

もともと法務部署や契約書担当の専任スタッフがいなかったので、事業部から来た依頼はすぐ返す方針で対応していました。契約書チェックが滞るとビジネス自体も止まってしまうことになりますので、返す速度は重視していました。ただし、契約書の発生頻度には波があるので、一時的に業務が増えてしまうことはしばしばありました。

どんなきっかけでAI-CONを知ったのでしょうか?

もともと契約していた法律事務所との顧問契約だけではリソースが足りなくなってしまったときに、契約からオーバーする分の作業の料金が高くなってしまいそうなときがありました。そのときに社内スタッフから「AIで契約書チェックを自動化できるサービスがあるらしい」と聞いて、ネットで調べてからAI-CONの説明会に参加したんです。説明会で業務に活かせそうな実感が得られたので利用を開始しました。

株式会社映像センター 展示会ブース

スピードはもちろん、契約書の見方が「点から面に」変わり業務のクオリティが上がりました。

AI-CONを使ってみての感想やメリットを教えてください。

一言でいうと、契約書の見方が「点から面に」変わりました。契約書の各条項のリスクは書類に入っていればチェックできるけど、抜け漏れを見つけるのは難しいんです。中には意図的に条項が入っていないケースも可能性としてはあります。今までは条項ごとにどうか?の視点だったのが、契約書全体として問題ないか、必要な条項は網羅できているか、という全体観を持ってチェックできるようになりました。

さらに「点から面に」加えて、リスクの5段階判定により立体的に見られるようになったことも効果として大きいと思います。修正案なども交渉時にはすごく参考にしています。

時間の面では、契約書業務が集中して遅くなってしまうことは減りましたが、契約書業務にかかる合計の時間は微減くらいなのではないかと思います。
それよりも契約書業務に今までできなかったことがプラスでき、業務のクオリティが上がったことが大きいです。今までは事業部に対して契約書の内容についてのフィードバックがほとんどできていなかったのですが、AI-CONの導入により、事業部からのリスクに対する感覚も大きく変わったと実感しています。

AI-CONに対するご要望やご意見などはありますでしょうか?

OCRで読み取った契約書データへの対応強化ですね。

契約締結先によっては紙でやりとりすることもあり、最近OCRの専用ソフトを導入しました。読み取った契約書データをそのままアップロードしても判定できないことがありました。今はテキストデータをコピーしなおしたりすることで対応しているのですが、様々なOCRデータに対応できるようになるといいと思います。

それと、7月にリリースされたフィードバック画面のリニューアルは個人的には良い機能だと思いました。今後はトラブル多発項目などもふくめて各支社や事業部にフィードバックできるようにしていきたいですね。

もしAI-CONを他社の方にご紹介いただくとしたらどのように表現されますか?

法務部門やノウハウがない会社でも「契約リスクのコントロール」という業務がどんな作業で構成されているかが理解でき、再現性をもってオペレーションすることができるサービス、ということかなと思います。

素晴らしい表現、どうもありがとうございます。

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AI-CON(アイコン)という名前、はAI(人工知能)と
Contract(契約書)を合体させた造語です。
AI-CON は、AI により契約業務を効率化・自動化すること
で、契約業務をより正確に早く安価で行うことを
実現します。