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年間約1000件の契約を2名で対応。AI-CONで定型契約チェックの所要時間が減少し、残業時間削減と判例調査等の時間の確保の両方を実現できました。

投稿日:2019.05.20

京王電鉄株式会社

総務法務部 三木 翔太様

鉄道/土地、建物の賃貸・販売

京王電鉄株式会社様は我々の日常においてもおなじみの企業ですが、鉄道だけでなくショッピングセンター、不動産、ホテル運営、また最近はAIを活用した新会社設立など広く事業を展開されています。
事業展開に比例して増える契約業務をどうやって効率化するか?そのためにAI-CONをどう活用しているかについて、総務法務部の三木様にお話を伺いました。

年間約1000件の契約を、質を担保しながら2名で対応できるかが課題でした。

現在の契約書関連業務のご状況を教えてください。

契約書のチェックは主に、事業部門からの依頼と戦略部門からの依頼の2つがあります。前者は不動産開発に関する設計などの業務委託契約や、ショッピングセンター事業における定期建物賃貸借契約が中心です。後者は新規事業などのプロジェクト進行における合意書の作成などが中心となっています。

今までは顧問弁護士に相談しながらチェックをしていましたが、分野が多岐にわたることと件数が多いこともあり、これら契約書をどのように効率的にチェックするか、が課題となっていました。

木のぬくもりにふれながらあそべる屋内施設_京王あそびの森 HUGHUG

商業施設_トリエ京王調布

AI-CON導入前の契約関連業務の状況や課題を教えてください。

年間約1000件の契約書を法務担当2名でこなしており、契約書審査の数が多いというのが課題でした。計算すると毎日数件発生するという状況です。これに加え、日常の法律相談にも応じています。すべてが定型的な契約チェックであれば時間はかからないのですが、ライセンス契約などの馴染みがない契約が出てきたときや、不動産売買契約などの契約金額が大きい契約を審査するときには、相応の調査をする必要があるので、その時間をどう捻出するかも課題でした。

契約書審査という業務の特性上、法的専門性が求められるので、属人化は避けられません。しかし担当者によってクオリティに差が出てしまうのは問題なので、その差をいかに縮められるかは重要です。ダブルチェックなどができればいいのですが、やはりリソースが必要になってしまいます。あと、これは弊社ならではの事情ですが、会社が都心から少し離れているので、都心にある法律事務所に頻繁に相談に伺うのが難しいというのもありました。

「定型的な契約確認は効率化できるのではないか?」という感覚がありました。

どんなきっかけでAI-CONを知りましたか?

上述のような課題もあり、契約業務のうち、まずは定型的なものから効率化できないか?と考えていたんです。AIの発展などの情報を見聞きするなかで、近いうちにそんなサービスが出てくるのではないかという感覚を持ちながら探していたところ、AI-CONにたどり着きました。

もともと、社内的に働き方改革として様々な策を講じていました。これに加え、法務では英文契約について自動翻訳サービスを新たに導入する等、自動化に向かう風土はありました。このような状況であったこともあり、契約業務の効率化と契約チェック精度の向上を期待して、「AI-CONを使ってみよう」となりました。

AIがチェックすることで、作業時間の効率化だけではないメリットもありました。

AI-CONを使ってみての感想やメリットを教えてください。

ドラッグ&ドロップでチェックする契約書ファイルをアップロードできることは、とても便利だと感じました。これなら今後グループ会社に展開することになっても、誰でもすぐに使えるのではないかと思いました。

また、契約書内の各条項の有利or不利を5段階で示してくれるのでこれまで漠然としていたリスクの定量化ができたり、抜けている条項がある場合に指摘してくれたり。客観的な視点でチェックできるというのは重要ですね。

さらに、過去に締結した契約書をベースに新しい契約を作る際にもAI-CONでチェックができるので、古い契約で使われていた条項をアップデートしていけるという副次的な効果もありました。法律は変わることもあるので、過去に適法であっても、今では不適法なことがあります。その意味では、過去のものが問題ないかをチェックできるというのは安心感がありますね。

AI-CONを導入されて、どんな変化が起きましたか?

契約1件あたりの業務時間を約30分減らすことができたので、まず残業時間が減りました。もちろん契約の内容にもよりますが、年間約1000件ですのでこれだけでもだいぶインパクトがありました。

また、判例調査等の調査に充てる時間を確保できるようになったほか、事業部とのコミュニケーションを増やすことで事業における潜在的なリスクをキャッチできるようになってきたと思います。

来年は(120年ぶりの)改正民法の施行がありますので、法務としてもそれに備える体制を作りつつ、AI-CONでもできるだけ早く対応していただけることを期待しています!

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「AI-CON Pro」

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ービスで法務経営の時代を創る

AI-CON(アイコン)という名前、はAI(人工知能)と
Contract(契約書)を合体させた造語です。
AI-CON は、AI により契約業務を効率化・自動化すること
で、契約業務をより正確に早く安価で行うことを
実現します。